Från och med januari 2019 ska du som arbetsgivare redovisa utbetalningar och skatteavdrag per betalningsmottagare varje månad i arbetsgivardeklarationen. Det innebär att du inte längre ska lämna dessa uppgifter i den årliga kontrolluppgiften. Detta kallas för arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI). Din första arbetsgivardeklaration på individnivå blir alltså den som ska redovisas i februari 2019. För vissa arbetsgivare började reglerna gälla redan 1 juli 2018.

Vad är det för skillnad mot tidigare?

Precis som i dag ska du som är utbetalare lämna arbetsgivardeklaration varje månad. Du ska räkna ut arbetsgivaravgift på samma sätt som tidigare. Även redovisningsperioder och deklarationsdatum är samma som tidigare.

De nya reglerna innebär endast en förändring av vad du ska redovisa i arbetsgivardeklarationen. Skillnaden är att du ska redovisa utbetalningar och skatteavdrag per betalningsmottagare varje månad. Det innebär att du inte ska lämna dessa uppgifter i den årliga kontrolluppgiften från och med inkomstår 2019. Varje månad blir ett avslut i sig, och det blir därför ännu viktigare än förut att varje period är rätt från början.

Den nya arbetsgivardeklarationen består av två delar:

  • En del där du redovisar uppgifter för respektive betalningsmottagare (individuppgift)
  • En del där du redovisar uppgifter som berör dig som arbetsgivare (huvuduppgift).

Varför införs arbetsgivardeklaration på individnivå?

Syftet med att införa reglerna är att minska skattefusk och skatteundandragande. En mer detaljerad redovisning på individnivå i arbetsgivardeklarationen är en effektiv åtgärd för att rätt uppgifter redovisas. I dag redovisar och betalar arbetsgivare in arbetsgivaravgifter och avdragen skatt för de anställda till Skatteverket. Men det är först när de årliga kontrolluppgifterna lämnas som lön, förmåner och avdragen skatt kopplas till den anställda och det är ofta först då som eventuella fel upptäcks.

De uppgifter som arbetsgivaren har redovisat till Skatteverket från och med 2019 kommer betalningsmottagare att kunna se på Mina sidor. Det innebär bland annat att om man har flera arbetsgivare blir det enklare att se den sammanlagda inkomsten och man kan själv visa uppgifterna som ett intyg om någon efterfrågar. Även vissa myndigheter kommer framöver att kunna ta del av uppgifterna som redovisas till Skatteverket. Det är bland annat för att förbättra effektiviteten och kontrollmöjligheterna för de som handlägger ärenden om utbetalningar.

Vad behöver man tänka på i löneprocessen?

Ett problem är de fall där det uppstår ett negativt värde. Skatteverket tar inte emot dessa. Om det av någon anledning uppstår en negativ bruttolön så har arbetsgivaren en fordran på den anställde, eller kanske tidigare anställde. Så länge det finns en lön att justera emot så kan en felaktigt utbetald lön korrigeras på nästa lön. Problemet uppstår när det inte finns något att justera mot.

Ett exempel är att uppgift om att en person har avslutat sin anställning eller ändrat sysselsättningsgrad som inte kommer in i tid för lönekörningen. När lönen beretts så visar systemet ett negativt värde på slutraden för bruttolön och det innebär en skuld för den anställde som ska betalas tillbaka till arbetsgivaren. Tidigare har detta bara varit ett problem i samband med årsskiftet och för att kontrolluppgifterna ska stämma, men nu måste det vara justerat varje månad. Dessutom måste den anställde betala tillbaka bruttolönen, dvs utbetald nettolön plus preliminärskatt, till arbetsgivaren.

Det är alltså framöver extra viktigt att minska risken för att felaktig lön utbetalas. För arbetsgivaren är det viktigt att se till att ha processer och rutiner på plats, för såväl bättre inrapportering som för hantering av rättelser på plats inför arbetsgivardeklaration på individnivå. Tänk på att rapportera in frånvaro, övriga lönetransaktioner såsom lönetillägg och avdrag, skattepliktiga förmåner, nyanställda och anställda under avslut mm i god tid i rätt månad enligt kontantprincipen.

Vad innebär kontantprincipen?

Kontantprincipen tillämpas när det gäller beskattning av kontant bruttolön och skattepliktiga förmåner. Kontantprincipen innebär att kontant bruttolön skall beskattas när den betalas ut och att skattepliktiga förmåner skall beskattas när de kan disponeras av den anställde.

Kontantprincipen styr tidpunkten för när arbetsgivaren skall redovisa och betala arbetsgivaravgift samt avdragen preliminärskatt till Skatteverket. I kalendermånaden efter det att den kontanta bruttolönen har betalats ut och de skattepliktiga förmånerna har redovisats skall arbetsgivaren i skattedeklaration redovisa och till Skatteverket betala personalskatterna.

Om bruttolön eller förmåner rapporteras in för sent eller om man upptäcker att något annat ska ändras i en redan lämnad arbetsgivardeklaration innebär det att man måste lämna en rättelse eller en omprövning till Skatteverket.

Undantag från kontantprincipen

En förmån ska vanligtvis beskattas samma månad som den används. Drivmedelsförmån ska däremot beskattas månaden efter den månad som bilen tankades eller laddades. Det beror på att de flesta arbetsgivare betalar drivmedel på faktura, som de får från bensinbolaget månaden efter tankningen.

Inkommer underlag för drivmedelsförmån för månader som ligger längre bakåt i tiden än en kalendermånad måste man enligt nya reglerna backa tillbaka lönekörningarna till den månad som förmånen avser och göra en ny körning med rättelse samt be om omprövning av redan inskickad arbetsgivardeklaration. Detta är tyvärr svårt och tidskrävande, så det är alltså extra viktigt att ha en bra och konsekvent rutin för inrapportering av drivmedelsförmån.

Mer information om arbetsgivardeklaration på individnivå finns på Skatteverkets hemsida

 

[av_button label=’Få hjälp med min AGI’ link=’manually,https://fortner.se/ekonomi/agi/’ link_target=” size=’medium’ position=’left’ icon_select=’no’ icon=’ue800′ font=’entypo-fontello’ color=’theme-color’ custom_bg=’#444444′ custom_font=’#ffffff’ custom_class=” admin_preview_bg=”]