Med Microsoft SharePoint skapar du en egen webbplats där du kan lagra, ordna, dela och få åtkomst till information från alla enheter. Det finns många fördelar med att ha informationen samlad och åtkomlig för alla istället för att jobba lokalt.

1. Dela och samarbeta

Med Sharepoint är den enkelt att dela dokument både internt och externt. Istället för att användare har sina egna versioner av dokument lokalt på sin dator så kan informationen vara tillgänglig för alla, eller de som har rätt behörighet. Det är ett säkrare sätt att dela dokumenten och filer på. Med versionshanteringen minskas risken att informationen försvinner, exemplevis när man arbetar samtidigt i samma dokument.

2. Allt på ett och samma ställe

Det är inte endast dokument och bilder som hör hemma i Sharepoint. Här kan du även sköta företagets planering, dela nyheter, hålla koll på semestrar och sjukanmälningar, skapa automatiska flöden m.m. genom att skapa ert eget intranät.

3. Enklare att hitta det du letar efter

Att enbart ha en simpel mappstruktur kan fungera väl för den som inte har så många dokument, men ju fler filer du sparar desto svårare kommer det bli att leta sig fram i mapparna. Med SharePoint kan du använda taggar som gör det lättare att söka efter ett specifikt dokument. Till exempel så kan jag sätta taggarna “SharePoint”, “hemsida”, “blogg”, “februari” på det här dokumentet vilket gör det enkelt för mig att hitta när jag behöver leta fram det igen.

4. Designa ditt intranät som du vill

Intranätet är i grund och botten en hemsida, som du kan designa och strukturera utefter ditt företags behov. Det behöver inte se ut som SharePoint om man inte vill. På Fortner har vi ett Kom-igång-paket som hjälper dig med bland annat utformningen av ditt intranät.

5. Säkerhet

Oavsett om du delar dina filer med medarbetare på kontoret eller kunder i ett annat land så görs det på ett säkert sätt. Med hjälp av att sätta behörigheter när du delar kan du enkelt ha kontroll över vem som får se eller redigera filen. Med versionshantering behöver du inte heller vara orolig över att någon råkar ta bort viktig information – du kan helt enkelt gå tillbaka till den förra versionen som skapades och återställa den.

6. Spara tid genom automatisering

Bygg dina egna arbetsflöden som startar när en specifik aktivitet utförs. Genom ett mer digitalt och automatiserat arbetssätt sparar du både tid och pengar. Tillsammans med Flow kan du med bland annat SharePoint automatisera flöden och uppgifter och därmed ägna mindre tid åt återkommande manuella processer. Du kan göra allt från att konfigurera aviseringar och godkännanden till att modellera komplexa processer i flera steg. Till exempel kan du skapa ett flöde som säger att när en ny anställd börjar så ska det automatiskt skapas en mailadress, en mapp och behörigheter för olika grupper. Tänk vad mycket tid det lilla kan spara dig.

7. Kom åt dina filer vart du än är

Ha åtkomst till dina filer var du än är och vilken enhet du än använder som har OneDrive installerat. Du kan även synkronisera hela ditt bibliotek för att kunna komma åt dom när du är offline. Det är toppen om du sitter på en lång flygning och vill kunna jobba utan internet. När din dator sen har tillgång till internet igen så synkroniseras alla ändringar automatiskt.

8. En del av ekosystemet

SharePoint är en del av Office 365 vilket betyder att du kan koppla samman flera lösningar. Du kan till exempel automatiskt spara mötesanteckningar från er videokonferens, dela filer direkt i er planering i Teams eller som tidigare nämnts koppla på Flow för att skapa automatiska flöden. Möjligheterna med SharePoint är oändliga och det finns inget verktyg likt det med kraften från hela utbudet i Office 365. Fördelarna med att använda ett verktyg istället för flera olika för att samla information och samarbeta innebär ökad produktivitet och sänkta kostnader.

Kontakta oss ifall du vill veta mer om SharePoint. Du kan även läsa mer om vårt Kom-igång paket där vi hjälper dig att sätta upp ditt intranät utifrån ditt företags vision och behov.